Im Online-Meeting besteht nicht nur die Möglichkeit sich zu hören, sondern auch sich zu sehen. Wir legen auf das Video-Meeting großen Wert, damit wir unserem Kunden so persönlich wie möglich gegenübertreten können. Es gibt dem Kunden zudem ein gutes Gefühl zu wissen, mit wem man spricht. Die Treffen im Online-Meeting können als Einzelgespräche, oder aber auch als Gruppengespräche erfolgen.

Um unsere Online-Meetings möglichst unterbrechungsfrei durchführen zu können, nutzen wir das Online-Meeting-Tool Jitsi.

„Jitsi“ ist eine Sammlung von freier Software für IP-Telefonie, Videokonferenzen und Instant Messaging. Dafür wird für jedes Meeting ein Link generiert, welchen wir dem Kunden im Vorfeld zukommen lassen.
Es muss dann nichts weiter getan werden, als den Link zu öffnen und den virtuellen Raum zu betreten.
Das ermöglicht es uns, auch mit mehreren Personen gleichzeitig über ein Thema zu sprechen, gemeinsam einen Fahrplan zu entwickeln oder uns auf den neuesten Stand zu bringen.

Wer kennt es nicht, oftmals geht wertvolle Zeit verloren um technische Einstellungen (Audio und Video-Setup) vorzunehmen, daher räumen wir dem Kunden im Vorfeld die Möglichkeit ein, ein Online-Testtreffen zu vereinbaren. Bei diesem Test erklären wir, wie man als Teilnehmer den eigenen Ton an- und ausstellt, das Video-Bild ein- und ausschaltet und den Chat benutzt. Es ist wichtig die Kontrolle darüber zu haben, ob einen jemand sehen und hören kann oder nicht. Ein Beispiel: Stört jemand im Hintergrund mit einem lauten Telefonat oder bekommt man eben einen Hustenanfall, dann sollte das Mikrofon auch auf stumm geschalten werden.

Ein enormer Vorteil des Online-Meetings ist natürlich die schnelle Erreichbarkeit. Fragen können beantwortet werden, Probleme gelöst oder Absprachen getroffen werden ohne vor Ort zu sein. Diese Zeitersparnis nutzen wir, um uns den einzelnen Projekten noch intensiver zu widmen, anstatt die Zeit im Auto zu verlieren. Gerade jetzt, wo alle mit dem Thema Homeoffice konfrontiert werden oder mit dem Gedanken der Kurzarbeit kämpfen, ist diese Variante für alle Teilnehmer die ideale Lösung. Wir bleiben mit unseren Kunden und Kollegen in persönlichem Kontakt und können uns fristgerecht um unsere Projekte kümmern.

• Persönlich durch Video-Bild-Übertragung
• Schnelle Erreichbarkeit
• Unkompliziert Probleme lösen ohne vor Ort zu sein
• Enorme Zeit- und Geldersparnis (Fahrtwege bleiben erspart)
• Auch in Zeiten von Corona arbeitsfähig bleiben

Ein Online-Meeting kann einen persönlichen Kontakt leider nicht zu 100 % ersetzen. Es ist kein Face to Face Kontakt möglich und kann als steriles Gesprächsumfeld empfunden werden. Dennoch ist es noch viel persönlicher, als z.B. ein einfaches Telefonat. Um an einem Online-Meeting teilzunehmen, muss die entsprechende Technik vorhanden sein. Dazu zählt natürlich zum einen der PC/Laptop, eine ausreichende und gleichbleibende Internet-Geschwindigkeit, eine funktionierende Kamera sowie Mikrofon. Siehe nachfolgend auch den Punkt der Technik.

Damit virtuelle Meetings überhaupt funktionieren können, muss sich jeder mit der entsprechenden Technik vertraut machen und entsprechende Vorkehrungen treffen. Dabei geben wir sehr gerne auch eine Hilfestellung.

Wir räumen dem Kunden die Möglichkeit ein, ein Online-Testtreffen zu vereinbaren. Dies bietet ihm die Möglichkeit, erstmal ein Gefühl dafür zu bekommen und etwas sicherer zu sein, wenn es zu einem Meeting mit mehreren Teilnehmern kommt.

Im Vorfeld empfehlen wir einen Test der Internet-Geschwindigkeit vorzunehmen. Dies ist mit einfachen Web-Tools möglich. Wichtige Funktionen: Testen Sie bitte auch ihre Kamera und Mikrofon, damit diese dann auch voll funktionsfähig sind.

Natürlich gibt es in einem Meeting Regeln, ob es nun Real oder Remote stattfindet. Dinge wie Pünktlichkeit, sich einander ausreden lassen, Vertraulichkeit und Ablenkungen sind einfache Basics die natürlich auch hier gelten. Im folgenden gehen wir einmal auf die Unterschiede zu einem „real live meeting“ ein.

1. Meeting-Moderator, klare Agenda und Struktur
Anders als in einem realem Meeting hat der Moderator weitreichende Möglichkeiten. Teilnehmer „muten“, Teilnehmer entfernen oder hinzufügen, Fragen im Hintergrund beantworten und Emoji einfügen 😉 . Der festgelegte Moderator lädt zu einem virtuellen Meeting ein und kümmert sich auch um die Agenda. Das Thema des Meetings muss allen Teilnehmern bekannt und klar definiert sein. Der Link wird im Vorfeld rechtzeitig getestet, damit es zum Beginn des Meetings keine Startschwierigkeiten gibt.

2. Einander ausreden lassen
Es ist eine Selbstverständlichkeit, bei virtuellen Meetings aber nicht. Immer wieder kann es zu technischen Aussetzern kommen oder zu eingefrorenen Bildern, sodass man sich unabsichtlich ins Wort fällt. In diesen Fällen ist es notwendig, lieber ein paar Sekunden zu warten, um den anderen in Ruhe zu Ende reden zu lassen. Keiner fühlt sich wohl, wenn er ständig unterbrochen wird und der Inhalt des Gesprächs gestört wird. Darüber hinaus können bei größeren Gruppen zusätzlich Regeln über die Art der Kommunikation festgelegt werden. Beispiel: Fragen nur im Chat oder über die „Hand heben“-Funktion stellen.

3. Ablenkungen/Störungen vermeiden
Sollten Störungen von außen auftreten, ist es hilfreich, das Mikrofon auf stumm zu schalten. Damit kann verhindert werden, alle anderen Teilnehmer zu stören. Diese Möglichkeit ist ein Vorteil im Online-Meeting.

4. Unterbrechungen klar ansprechen
Sollte es doch einmal passieren, dass ein Teilnehmer den anderen im Call ständig unterbricht oder vom Thema abkommt, wird der Moderator freundlich darauf hinweisen, etwas Geduld zu haben und beim Thema zu bleiben.